Taksi Partners

Taksi Partnersin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
    Taksi Partners Oy
    Nuijamiestentie 7
    00440 Helsinki
    Puh: 040 867 7979
    ari.kunelius@taksipartners.fi
    Y-tunnus: 29223279-6
  2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Taksi Partners Oy tarjoaa yhteisöasiakkailleen, kuten yrityksille ja julkishallinnon organisaatioille (ns. B2B-asiakas, myöhemmin Asiakas), taksinvälityspalveluita sopimushintaan. Taksi Partners kerää ja käsittelee henkilötietoja palveluiden markkinointia, tapahtumiin ilmoittautumista ja tapahtumien järjestämistä, liiketoiminnan kehittämistä, yhteydenottopyyntöihin vastaamista, asiakastapaamisen sopimista, tarjouksen jättämistä, tilaussopimuksen tekemistä, laskutusta ja perintää, asiakaspalautteiden käsittelyä sekä kirjanpitoa varten. Lisäksi tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten pyydämme rekisteröityä toimittamaan tarpeelliset tiedot.

Käsittelyn oikeusperusteena ovat:

  • Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakaspalautteiden käyttäminen Taksi Partnersin internetsivuilla palautteen antajan nimellä
  • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, esim. kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely ja sopimusten arkistointi sekä tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. suoramarkkinointi sekä yhteisöasiakkaan yhteyshenkilöihin liittyvä henkilötietojen käsittely
  1. Oikeutettujen etujen kuvaus

Käsittelemme oikeutettuun etuun perustuen Asiakkaidemme yhteyshenkilöihin (myöhemmin Yhteyshenkilö) liittyviä henkilötietoja, jotta voimme hoitaa asiakassuhdetta ja palveluihimme liittyviä vastuita ja velvoitteita. Mikäli Yhteyshenkilö vaihtuu / poistuu Asiakkaan palveluksesta, Yhteyshenkilön tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan. Saatamme tapauskohtaisesti edelleen säilyttää Yhteyshenkilöön liittyvää tietoa, mikäli palveluihimme liittyen Yhteyshenkilön kanssa on sovittu asioista, joihin myöhemmin mahdollisesti joudutaan palaamaan (esim. palveluihin liittyvät toimenpiteet, laskutukseen liittyen asiat jne).

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on lisäksi tehdä puhelimitse ja sähköpostitse sekä muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaa suoramarkkinointia yhteisöasiakkaille rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Kohdistamme suoramarkkinointia vain niille henkilöille, jotka ovat asemansa perusteella tyypillisesti päättämässä tai valmistelemassa päätöksiä tarjoamiemme tuotteiden ja palveluiden hankintaan liittyen. Lähetämme myös uutiskirjeitä nykyisille asiakkaillemme ja nämä uutiskirjeet voivat sisältää tuotteidemme ja palveluidemme markkinointia selvästi erottuvalla tavalla. Toteutamme suoramarkkinointia tapauskohtaisesti puhelimitse, sähköpostin tai muiden sähköisten välineiden avulla.

Olemme arvioineet oikeutetun edun perusteen tietosuojavaltuutetun ohjeistaman tasapainotestin avulla. Tekemämme markkinointiin ja asiakassuhteiden hoitoon liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen perusoikeutemme, eli elinkeinonvapauden toteuttamiseksi. Käsittely on lainmukaista ja ilman sitä liiketoimintaa olisi mahdoton harjoittaa. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, joten käsittely ei tältäkään osin ole rekisteröidyn perusoikeuksien vastaista.

  1. Rekisteröitävät henkilötietoryhmät ja tietojen keräystavat

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön nimi
  • Henkilön työhön / yhteisöasiakkuuteen liittyvät yhteystiedot sekä missä organisaatiossa työskentelee ja asema organisaatiossa
  • Tietoja henkilölle aiemmin tehdystä suoramarkkinoinnista (lähetetyt viestit jne) sekä asiakasyhteydenpitoon liittyviä tietoja
  • Tapahtumiin liittyen voimme käsitellä erityisruokavalioon liittyvää tietoa, jota kysytään vain, mikäli tapahtumassa on tarjoilua (osallistujan ei ole pakko ilmoittaa näitä tietoja)
  • Taksi Partnersin internetsivuilla voidaan kerätä kävijöistä henkilötietoa Google Analyticsia varten.
  • Rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvät tiedot (mm. nimi ja yhteystiedot sekä mitä pyyntö koskee ja miten pyyntö on käsitelty)

Rekisterin henkilötietoja kerätään joko suoraan henkilöltä itseltään asiakaskohtaamisten yhteydessä esimerkiksi messuilla ja muissa tapahtumissa tai Taksi Partnersin internet-sivuilla täytettävien lomakkeiden avulla. Lisäksi rekisteriin viedään tietoja rekisterinpitäjän toimesta aiemman yhteydenpidon pohjalta, esim. aiempi asiakassuhde, tapaaminen tai muu yhteydenpito. Keräämme tietoja myös julkisista lähteistä, kuten yhteisöasiakkaan internet-sivuilta. Voimme tapauskohtaisesti hankkia rekisteröityjen yhteystietoja myös rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, jotka käyttävät tietolähteinään yleisesti saatavilla olevia tietolähteitä.

  1. Tietojen luovuttaminen

Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön. Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme Asiakkaiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyen Yhteyshenkilöiden henkilötietoja niin pitkään, kuin Yhteyshenkilö on Asiakkaan palveluksessa. Mikäli Yhteyshenkilön tehtävät muuttuvat siten, että hänen tietojaan ei enää tarvita palveluiden toimittamista tai muuta asiakasyhteydenpitoa varten tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan.Yhteyshenkilömuutosten tiedottamisesta rekisterinpitäjälle on pääsääntöisesti vastuussa Asiakas tai Yhteyshenkilö itse.

Säilytämme henkilötietoja markkinointirekisterissä niin kauan, kuin henkilö on B2B-kontaktina vaikuttamassa Asiakkaan ostopäätöksiin tarjoamiimme palveluihin liittyen. Tämän jälkeen hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan. Mikäli henkilö vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan markkinointirekisteristä. Tässä tapauksessa säilytämme kuitenkin henkilön sähköpostiosoitteen ns. markkinoinnin kieltolistalla, jotta henkilölle ei enää kohdisteta markkinointitoimenpiteitä.

Asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain niin pitkään, kuin ko. asiakaspalautteeseen liittyen on aihetta. Palautteen antajan suostumukseen perustuvia henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.

Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja erilaisten oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus on vanhentunut.

Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita.

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee yhteyshenkilön henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä, emmekä profilointia.

  1. Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen on edellytys mm. tarjouksen ja tilaussopimuksen tekemiseksi sekä palvelun toimittamiseksi Asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei tilaussopimusta ja palvelun toimitusta Asiakkaalle voi välttämättä toteuttaa. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on seuraavat lakisääteiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen:

  1. Oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä Taksi Partners toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti.
  2. Oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja.
  3. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella tehtävään käsittelyyn, esim. suoramarkkinointia varten.
  4. Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty, kun tietoja on kerätty henkilöltä itseltään.
  5. Oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi (”oikeus tulla unohdetuksi”). Taksi Partners poistaa henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä mm. kun:
    1. Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta (ks. kohta Henkilötietojen säilytysaika).
    2. Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty ja käsittely perustuu suostumukseen)
    3. Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    4. Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia tai muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä varten.
  6. Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
    1. Henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Taksi Partners voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
    2. Käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    3. Taksi Partners ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta Matkustaja tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Kohtien 1-6 mukaisia oikeuksia käyttääkseen henkilön tulee olla yhteydessä Taksi Partnersiin. Tässä yhteydessä henkilön tulee voida todistaa henkilöllisyytensä riittävän luotettavalla tavalla.

Henkilötietojen antaminen on edellytys Mobiilisovelluksen käyttämiseksi sekä Palvelun tarjoamiseksi Matkustajalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei Palvelua voida suorittaa.

 

Taksi Partnersin matkustajarekisterin tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
    Taksi Partners Oy
    Nuijamiestentie 7
    00440 Helsinki
    Puh: 040 867 7979
    ari.kunelius@taksipartners.fi
    Y-tunnus: 29223279-6
  2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Taksi Partners Oy tarjoaa yhteisöasiakkailleen, kuten yrityksille ja julkishallinnon organisaatioille (myöhemmin Asiakas), taksinvälityspalveluita sopimushintaan. Palvelua käytetään Asiakkaan henkilöstön (myöhemmin Matkustaja) toimesta matkapuhelimeen asennettavan ohjelmiston (myöhemmin Mobiilisovellus) avulla.

Henkilötietoja käsitellään taksipalveluiden suorittamista varten (Matkustajan tilaaman kyydin suoritus sekä laskutus Asiakkaalta). Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja Taksi Partnersin palvelujen kehittämistarkoituksiin.

Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän sekä kolmansien osapuolten (Taksi Partnersin alihankkijat ja asiakkaat) oikeutettu etu.

  1. Oikeutettujen etujen kuvaus

Solmimme Asiakkaan kanssa sopimuksen taksipalveluiden toimittamisesta Matkustajan niitä taksimatkoja varten, jotka tehdään Asiakkaan laskuun. Toimimme taksipalveluiden / -tilausten välittäjänä valtakunnallisesti ja toimitamme tilauksen edelleen alihankkijanamme toimivalle paikalliselle välitysyhtiölle, joka toimittaa tilauksen paikalliselle taksiyritykselle taksipalvelun suorittamista varten.

Laskutusta varten Taksi Partnersin tulee voida osoittaa, kuka Matkustaja kyydin on tilannut, mistä mihin matka on suuntautunut sekä matkan pituus ja kesto. Lisäksi Taksi Partnersin alihankkijan tulee voida osoittaa, että taksipalvelu on suoritettu tilauksen mukaisesti. Edelleen Asiakkaamme tulee voida osoittaa mm. kirjanpitoa varten, mitä matkoja Asiakkaan henkilöstö on suorittanut Asiakkaan laskuun. Matkustajan henkilötietojen käsittely on näin ollen välttämätöntä, jotta palvelua voidaan toteuttaa.

Olemme arvioineet oikeutetun edun perusteen tietosuojavaltuutetun ohjeistaman tasapainotestin avulla. Tekemämme Matkustajan henkilötietojen käsittely on tarpeen perusoikeutemme, eli elinkeinonvapauden toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyä tarvitaan Asiakkaan lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi. Käsittely on lainmukaista ja ilman sitä liiketoimintaa olisi mahdotonta harjoittaa.

  1. Rekisteröitävät henkilötietoryhmät ja tietojen keräystavat

Käsittelemme seuraavia Matkustajan henkilötietoja:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (matkapuhelin, sähköpostiosoite)
  • Asiakkaan asiakasnumero
  • Kustannuspaikka Asiakkaan organisaatiossa
  • Palvelun kautta tilatut ja suoritetut matkat (alku- ja päätepiste sekä kesto ja pituus)
  • Mobiilisovelluksen lokitietoja

Henkilötiedot saadaan joko Asiakkaalta, joka toimittaa tarvittavat tiedot Taksi Partnersille tai suoraan Matkustajalta matkojen tilauksessa käytettävän matkapuhelimeen asennettavan ohjelmiston (myöhemmin Mobiilisovellus) kautta. Tilauksiin liittyvät tiedot Matkustaja syöttää itse Mobiilisovellukseen tai ne saadaan Matkustajan soittaessa puhelinpalveluun tehdäkseen tilauksen. Mikäli Matkustaja ei anna tietojaan, taksipalveluita ei voida toteuttaa.

Suoritettuihin matkoihin liittyvät tiedot saadaan alueelliselta taksivälitysyhtiöltä matkan suorittamisen jälkeen Mobiilisovelluksen kautta.

  1. Tietojen luovuttaminen

Luovutamme Matkustajan henkilötietoja taksipalveluiden suorittamisen yhteydessä alueellisille taksivälitysyhtiöille, jotka voivat luovuttaa tietoja edelleen paikallisille taksiyhtiöille ja heidän taksinkuljettajilleen erityistilanteissa, esim. ennakkotilauksissa. Lisäksi luovutamme henkilötietoja Asiakkaillemme palvelun suorittamisen jälkeen kirjanpitoa varten (myyntilasku ja sen liitteet, jotka sisältävät tiedot Matkustajista ja matkoista).

Taksi Partnersin henkilötietojen käsittelijöinä (myöhemmin Käsittelijä) käytetään seuraavia tahoja, joille luovutamme henkilötietoja Taksi Partnersin lukuun tehtävää käsittelyä varten:

  • Lähitaksi Oy
    • Käsittelijä vastaa Mobiilisovelluksen kehittämisestä ja ylläpitämisestä, jonka vuoksi Käsittelijällä on tekninen pääsy tietoihin mm. mahdollisen ongelmanselvityksen yhteydessä.
    • Lisäksi Käsittelijä vie Asiakkaalta saadut Matkustajien henkilötiedot palvelun avauksen yhteydessä palveluun, jotta Mobiilisovelluksessa voidaan tunnistaa Matkustaja ko. Asiakkaan työntekijäksi ja oikeutetuksi matkustamaan Asiakkaan laskuun.
  • Puhelin- / Call center -palveluita tarjoava yritys
    • Käsittelijä tarjoaa Taksi Partnersille puhelinpalveluita kyytien tilaamiseksi. Käsittelijä vie puhelimitse tehdyt tilaukset välityspalveluun.
  • Tilikanava Oy
    • Käsittelijä vastaa Taksi Partnersin kirjanpidosta, jonka vuoksi Käsittelijä näkee tositetiedoissa (myynti- ja kululaskut) Matkustajien henkilötietoja.
  • Microsoft Oy
    • Käsittelijä tarjoaa pilvipalveluita, joissa säilytetään Taksi Partnersin tietoja

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Tietojen siirto kolmansiin maihin?

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme Matkustajan henkilötietoja Mobiilisovelluksessa niin pitkään, kuin Matkustaja on Asiakkaan palveluksessa ja oikeutettu matkustukseen Asiakkaan laskuun sekä kunnes kaikki matkoihin liittyvät toimenpiteet, kuten matkojen laskutus on tehty. Tämänkin jälkeen säilytämme henkilötietoja kirjanpidossamme tositetietona kirjanpitolain velvoittaman ajan (kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana matka on tehty).

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee Matkustajan henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä, emmekä profilointia.

  1. Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen on edellytys Mobiilisovelluksen käyttämiseksi sekä Palvelun tarjoamiseksi Matkustajalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei Palvelua voida suorittaa.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Matkustajalla on seuraavat lakisääteiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen:

  1. Oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä. Matkustaja voi Mobiilisovelluksessa tarkastella omia tietojaan, ml. matkustushistoria.
  2. Oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja. Matkustaja voi Mobiilisovelluksessa päivittää omia perustietojaan (nimi ja yhteystiedot). Matkoihin liittyvien tietojen osalta oikaisupyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
  3. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella tehtävään käsittelyyn.
  4. Oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi (”oikeus tulla unohdetuksi”). Taksi Partners poistaa Matkustajan henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun Matkustajan henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta (ks. kohta Henkilötietojen säilytysaika).
  5. Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
    1. Matkustaja kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Taksi Partners voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
    2. Käsittely on lainvastaista ja Matkustaja vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    3. Taksi Partners ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta Matkustaja tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  6. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Kohtien 1-5 mukaisia oikeuksia käyttääkseen Matkustajan tulee olla yhteydessä rekisterinpitäjään niiltä osin, kuin ei pysty tai halua tehdä tätä Mobiilisovelluksessa. Tässä yhteydessä Matkustajan tulee voida todistaa henkilöllisyytensä riittävän luotettavalla tavalla.

Evästeet

Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta kävijä on siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään, mikä on näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneen IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähetetyt tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan. Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.